Weiterführende Informationenen zum Datenschutz
Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen
Katharina Stubenrauch
Vorsitzende des Bezirksjugendrings Oberfranken
Opernstraße 5
95444 Bayreuth
Tel.: 092163310
Fax: 092163311
E-Mail: info@bezirksjugendring-oberfranken.de
Datenschutzbeauftragte:
Jasmin Muhmenthaler-Sturm
Datenbeschützerin Regina Stoiber GmbH
Unterer Sand 9
94209 Regen
Tel.: 09921/88229000
E-Mail: bezjr-oberfranken.dsb@datenbeschuetzerin.de
Datenschutzhinweise zu Veranstaltungen des Bezirksjugendrings Oberfranken gemäß Art. 13 DSGVO
Zweck der Verarbeitung
a) Einzelne personenbezogene Daten werden zur Durchführung des jeweils zugrunde liegenden Vertrags, zu Zwecken des Nachweises von Belegen und/oder und zur Beantragung von Fördermitteln an Dritte (Ministerien, Fördermittelgeber oder ähnliches) weitergeben und dienen damit dem Zweck des BezJR Oberfranken.
b) Fotos und/oder Videos dienen ausschließlich der Öffentlichkeits- und/oder der Elternarbeit und/oder der Dokumentation der Arbeit des Bezirksjugendrings Oberfranken und seinen Kooperationspartner:innen sowie zu Aus- und Fortbildungszwecken.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
a) Sämtliche personenbezogenen Daten bis auf Fotos und/oder Videos werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO erhoben, da diese für die Begründung und Durchführung des zugrundeliegenden Vertrages zwingend erforderlich sind.
b) Die Verarbeitung von Fotos und/oder Videos (Erhebung, Speicherung und Weitergabe an Dritte (s. unter 5.) erfolgt aufgrund ausdrücklicher Einwilligung des/der Betroffenen, mithin gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO. Die Veröffentlichung ausgewählter Bilddateien in (Print-)Publikationen des/der Veranstalter:in sowie auf dessen Social-Media-Seiten o.ä. ist für die Öffentlichkeitsarbeit des/der Veranstalter:in erforderlich und dient damit der Wahrnehmung berechtigter Interessen der Beteiligten, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO.
c) Die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte (s. unter 5.) erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO, da dies zur Wahrnehmung berechtigter Interessen des BezJr Oberfranken erforderlich ist.
Kategorien von Empfänger:innen der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden weitergegeben an:
a) Dritte: Referent:innen, Kooperationspartner:innen, Ministerien, Fördermittelgeber:innen
b) Auch der Upload von Daten im Internet stellt eine Weitergabe an Dritte dar.
c) Für den Fall, dass eine ärztliche Versorgung notwendig ist, werden die notwendigen Daten an Ärzt:innen, Krankenhäuser oder sonstiges medizinisches Versorgungspersonal weitergegeben.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
a) Mit Ausnahme der Fotos und/oder Videos werden personenbezogene Daten nach der Erhebung nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweilige Vertragserfüllung erforderlich ist. Im Anschluss hieran werden sämtliche damit im Zusammenhang stehende Daten unwiderruflich gelöscht.
b) Fotos und/oder Videos, welche für die Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit des Veranstalters gemacht werden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des/der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert.
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Vorbehaltlich der Einverständniserteilung zur Verarbeitung von Fotos und/oder Videos sind Sie dazu verpflichtet, die geforderten Daten anzugeben. Nur so kann eine Anmeldung erfolgen.
Widerrufsrecht bei Einwilligung
Die Einwilligung zur Verarbeitung der Fotos und/oder Videos kann jeder Zeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Betroffenenrechte
Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
a) Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
b) Sollten unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
c) Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 21 DSGVO).
d) Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüft der/die Verantwortliche, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz.
Informationspflicht nach Art. 13 und Art 14 DSGVO für Delegierte/Verbände/Jugendringe/Kooperationspartner:innen/Externe
Der Schutz Ihrer Daten und die Transparenz über deren Verarbeitung ist uns ein sehr hohes Anliegen. Deshalb kommen wir unserer Pflicht zur Information über die Umstände Verarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hiermit nach.
Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich für Sie folgende Rechte:
- Recht auf Auskunft (siehe Art. 15 DSGVO)
- Recht auf Berichtigung (siehe Art. 16 DSGVO)
- Recht auf Löschung (siehe Art. 17 DSGVO)
- Recht auf Einschränkung der Daten (siehe Art. 18 DSGVO)
- Widerspruchsrecht (siehe Art. 21 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe Art. 20 DSGVO)
Widerrufsrecht: Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 DSGVO Absatz 1 Buchstabe a oder Art. DSGVO 9 Absatz 2 Buchstabe a beruht, besteht das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bisher verarbeitete Daten bleiben vom Widerruf unberührt.
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: Jasmin Muhmenthaler-Sturm, Datenbeschützerin Regina Stoiber GmbH, Unterer Sand 9, 94209 Regen, E-Mail: bezjr-oberfranken.dsb@datenbeschuetzerin.de
Es besteht für Sie ein Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.
- Prof. Dr. Thomas Petri
- Postfach 22 12 19, 80502 München
- Tel. 089 212672-0
- Fax. 089 212672-50
- E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist: Bezirksjugendring Oberfranken
Vertreten durch:
- Katharina Stubenrauch
- Opernstraße 5 95444 Bayreuth
- Tel.: 092163310
- Fax: 092163311
- info@bezirksjugendring-oberfranken.de
Verantwortliche Stelle ist die natrürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten /z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Vertrages erforderlich oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.
Kommunikation
Um mit Ihnen in Kontakt zu treten, schreiben wir Ihnen eine E-Mail, mit weiterführenden Informationen, zur Bearbeitung eines geschäftlichen Themas oder zu Themen des Anstellungsverhältnisses. Die E-Mails werden bei einem externen Dienstleister gehostet. Anbieter ist: Varilan GmbH, Galgenweg 2, 96148 Baunach. Mit dem Anbieter wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.
Dazu wird Ihre E-Mail-Adresse, der E-Mail Inhalt und die Historie der Kommunikation erfasst.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet (Arbeitsvertrag).
Eine Weitergabe der Daten erfolgt nur, wenn dies mit Ihnen abgestimmt ist oder für den aktuellen Geschäftsvorfall nötig ist.
Ihre Daten werden bei uns auf unseren Systemen im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert. Ihre Daten werden an keine Dritten weitergegeben. Nach 5 Jahren haben Sie wieder ein aktuelles erweitertes Führungszeugnis vorzulegen.
Kontakt- und Adressverwaltung
Zur Verwaltung aller Kontaktinformationen von Vereinsmitgliedern, Kooperationspartner:innen etc. speichern wir die Kontakte in unserem System, in welchem: Name, ggf. Ansprechpartner:in, Adresse, Telefonnummer, Handynummer und E-Mail-Adresse gespeichert werden.
Die Datenerfassung beruht auf einem berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um Kontaktinformationen von Ihnen organisiert zu verwalten.
Auf dieses System haben nur unsere Mitarbeiter:innen Zugriff.
Ihre Kontaktdaten werden für die Dauer der Kooperation und darüber hinaus ein Jahr bei uns im System gespeichert.
Abfrage der Delegierten / Einladung zur Vollversammlung
Um die Delegierten zur Vollversammlung einzuladen und das Delegiertenverzeichnis aktuell zu halten, werden diese regelmäßig durch den Jugendring abgefragt. Dazu wird der Name, die Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Handynummer und der zugehörige Verband gespeichert.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer gesetzlichen Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Der Jugendring ist dazu verpflichtet, die Delegierten zur Vollversammlung zu laden.
Ihre Daten werden an den Vorstand, den Bezirks- und Landesverband sowie den Bayerischen Jugendring übermittelt.
Die Daten der Delegierten werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.
Abstimmung über voteUP!
Für die digitale Abstimmung im Rahmen der Vollversammlung wird das Tool votesUP! genutzt. Anbieter von votesUP! ist Tim Schrock, 10435 Berlin. Damit Sie den Link zur Abstimmung erhalten wird Ihre E-Mail-Adresse verarbeitet.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer gesetzlichen Grundlage nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Der Jugendring ist dazu verpflichtet, die Abstimmung im Rahmen der Vollversammlung durchzuführen.
Wir haben mit VotesUp einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Weitere Informationen zum Datenschutz von VotesUp finden Sie unter: https://votesup.eu/privacy. Die Abstimmung unterliegt den gesetzlichen Wahlgrundsätzen und es somit kein Rückschluss auf einzelne Personen möglich.
Die Ergebnisse der Wahl werden im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. Ihre Daten werden im Rahmen Ihrer Amtszeit in der Datenbank von VotesUP! gespeichert.
Informationen an Delegierte
Der Jugendring sendet den Delegierten regelmäßig Informationen zu bevorstehenden Veranstaltungen und Events. Für die Zusendung der Information werden folgende Daten verarbeitet: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
Die Datenverarbeitung beruht auf einem öffentlichen Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Die Delegierten sind im Rahmen ihres Amts über die aktuellen Ereignisse und Neuerungen bei den Jugendringen zu informieren.
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Daten werden für die Dauer der Zusammenarbeit gespeichert.
Informationen an Verbände / Jugendringe und Kooperationspartner:innen
Der Jugendring sendet den Verbänden, Jugendringen und Kooperationspartner:innen regelmäßig Informationen um die Kinder- und Jugendarbeit zu. Für die Zusendung der Information werden folgende Daten verarbeitet: Name, Adresse oder E-Mail-Adresse.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einem öffentlichen Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO. Der Jugendring hat ein öffentliches Interesse die Verbände, Jugendringe und Kooperationspartner:innen über die Kinder- und Jugendarbeit zu informieren und auf den Laufenden zu halten.
Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Daten werden für die Dauer der Zusammenarbeit gespeichert.
Beantragung von Zuschüssen /Fördergeldern
Für die Bearbeitung und Prüfung der Zuschussanträge, werden folgende Daten der Antragssteller benötigt: Name, Geburtsjahr, Wohnort, Kontaktdaten der Antragsteller und der Institution, Teilnehmer:innenlisten der Veranstaltung (mit Namen, Alter, Wohnort der Teilnehmer:in), Kontoverbindung.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf den jeweiligen Förderrichtlinien. Der Jugendring unterliegt diesen definierten Regelungen für die Gewährung der Zuschüsse.
Die Daten der Antragsteller (ohne Teilnehmer:innendaten) werden auf Nachfrage dem jeweiligen Geldgeber bzw. im Rahmen der amtlichen Statistik weitergeleitet. Bei Vorstands- und Rechnungsprüfungen haben die Prüfer:innen ggf. Einsicht auf Daten.
Die Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht.
Audio- und Videokonferenzen
Datenverarbeitung
Für die Kommunikation mit unseren Mitarbeiter:innen setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.
Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen (E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).
Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen, Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.
Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten
sich maßgeblich nach der Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir unter diesem Text aufgeführt haben.
Zweck und Rechtsgrundlagen
Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartner:innen zu kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kund:innen anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar.
Speicherdauer
Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreiber:innen der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreiber:innen der Konferenz-Tools.
Eingesetzte Konferenz-Tools
Wir setzen folgende Konferenz-Tools ein:
Zoom
Wir nutzen Zoom. Anbieter dieses Dienstes ist die Zoom Communications Inc., San Jose, 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoom: https://explore.zoom.us/de/privacy/.
Die Datenübertragung in die USA wird auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission gestützt. Details finden Sie hier: https://explore.zoom.us/de/privacy/.
Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link: https://www.dataprivacyframework.gov/participant/5728.
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) zur Nutzung des oben genannten Dienstes geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Aufzeichnungen von Videokonferenzen
Es besteht die Möglichkeit das Online-Meeting aufzuzeichnen. Dies dient dem Zweck, um Ihnen das Onlinemeeting im Nachgang zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die Nachbereitung einzusehen. Für die Aufzeichnung benötigen wir Ihre Einwilligung. Sie können zu Beginn des Meetings entscheiden, ob die Aufzeichnung erfolgen darf oder nicht. Ihre Einwilligung wird in Videoform gespeichert. In der Aufzeichnung werden Ihr Name, der Inhalt des Gesprächs und der geteilten Bildschirminhalte verarbeitet und gespeichert.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.
Die Inhalte des Videos verbleiben intern.
Die Aufzeichnungen werden bis zu Ihrem Widerruf gespeichert.